Vie interne

Notre association nécessite la participation d'un grand nombre de bénévoles, dont chacun contribue, dans la mesure de ses compétences et disponibiltés, à sa bonne marche.

Cette rubrique expose des témoignages sur cette vie interne, qui permet des échanges interpersonnels enrichissants, juste retour de l'engagement de chacun. Elle présente quelques interviews d'adhérents, anciens et nouveaux.

Accueil du public

Du Mardi au Vendredi, de 10 H à 12 H, en période scolaire, nos bureaux sont ouverts au public. Cela permet bien sûr d'enregistrer les adhésions à l'association et aux ateliers complémentaires et aux voyages, mais également de donner des informations sur nos activités.

Cet accueil (cliquez ici) est assuré par une équipe de bénévoles (cliquez ici), qui connaissent bien le fonctionnement interne de l'association et les services qu'elle peut proposer.

Secrétariat

Le fonctionnement opérationnel quotidien de l'association repose sur Muriel SANDE, notre unique et dévouée salariée depuis plus de 30 ans. La liste de ses tâches est impressionnante et elle s'en acquitte au mieux même aux périodes de forte activité comme le début de la saison, et les semaines où nous bouclons la rédaction du bulletin mensuel.

On peut citer:

Gestion des dossiers des conférenciers (échange de courriers, planification des conférences), réservation des salles, agrément auprès de l'UTB Dijon, relance pour résumés et supports, préparation du paiement des honoraires et des frais de déplacement.
Frappe et mise en page du bulletin mensuel
Achat et gestion des fournitures (papéterie, petit matériel)
Enregistrement des inscriptions à toutes les activités
Relations avec services extérieurs ( Vie Associative de la Ville, IUT, Maison des syndicats)
Accueil et renseignements téléphoniques en dehors des heures d'ouverture de l'accueil
Gestion de la vente d'ouvrages

Management de l'association

Le Président de l’Association a un rôle essentiel d’organisation et d’initiative. Il lui appartient de réunir autour de lui, une équipe de personnes aux compétences variées qui travaillent avec lui pour définir la politique à mener et la mettre en œuvre avec tous les autres bénévoles. Il doit posséder une autorité naturelle, puisque la philosophie des associations repose sur l’engagement individuel consenti de chaque membre et que la contrainte hiérarchique n’est pas applicable.. Ceci est obtenu par l’élection du Président parmi les membres du CA au sein de personnes ayant déjà fait leurs preuves dans l’équipe dirigeante. Ce point est très important car beaucoup d’associations sont confrontées à des difficultés internes liées à des conflits de personnes, ou à l’arrivée de personnes exogènes qui n’ont pas fait leurs preuves en interne.

Un bureau, constitué d’une équipe rapprochée autour du Président (Vice Président, Secrétaire et Trésorier), assure les tâches de gestion quotidiennes sous le contrôle et la validation périodique du Conseil d’Administration. Une grande partie des tâches matérielles est assumée par notre secrétaire salariée (voir le secrétariat).

L’UTB présente toutes les caractéristiques d’une petite entreprise. Son existence n’est liée, pour l’essentiel, qu’à la capacité de ses dirigeants d’en assurer l’existence économique, au contraire des structures publiques qui n’ont pas ce problème. Elle assure cependant, avec sa modeste contribution, une certaine mission de service public pour l’entretien et le développement des connaissances de ses adhérents.

Les chapitres suivants détaillent le mode de fonctionnement de notre association.

Statuts

La connaissance des statuts sur le site UTB est réservée aux membres. Cliquez ici

Gestion du programme

Pour la construction du programme de l’UTB, nous avons mis en place un Comité des programmes composé d’une part de certains membres du Conseil d’Administration (Le Président et le Vice Président en étant membres de droit), d’autre part d’adhérents de base volontaires qui apportent une sensibilité complémentaire à celle des membres précités. Il est censé représenter une image de tous les centres d’intérêts de nos adhérents (actuels et futurs). Il s’appuie pour cela sur des enquêtes écrites auprès d’eux, des sondages effectués au moment de l’inscription et des demandes ponctuelles et individuelles sur des sujets précis.

Ce Comité se réunit au moins une fois par mois à partir de décembre jusqu’à avril, et examine collectivement les propositions des conférenciers renouvelés, les demandes et les recherches à entreprendre, tout en surveillant le poids budgétaire des choix faits. Ses recommandations sont ensuite régulièrement validées par le Conseil d’Administration.

Ce comité se compose des personnes suivantes au 1er septembre 2022 :

Yves FOURNIER
Françoise RASLOVLEFF
Michèle BEAUMONT
Tonia GANDIN
Annie VARIOT
Liliane DOUTE
Jean Guy MONNOT
Simone PERRIN
Jacqueline BELORGEY

Le dialogue entre l’UTB et les différents conférenciers est réparti entre les différents membres du Comité par affinités.

Gestion financière

Le trésorier et le ou les trésoriers adjoints assument les tâches suivantes :
• Collectage des paiements des adhérents et transfert à la banque
• Paiement des fournisseurs après signature des factures et imputation comptable
• Paiement des intervenants (honoraires et frais de déplacement)
• Paiement du salarié et de ses charges sociales
• Déclaration fiscale des intervenants
• Tenue d’un journal des opérations
• Enregistrement de toutes les écritures comptables dans le logiciel de comptabilité
• Préparation des budgets au sein du bureau
• Suivi de gestion
• Établissement du bilan et du compte de résultat
• Gestion des placements financiers
• Relation avec notre agent d’assurances
• Établissement et suivi des demandes de subvention
• Relations avec le vérificateur aux comptes
• Présentation du rapport financier à l’AG

Il est alimenté en amont par les documents de gestion établis par le secrétariat

Communication externe

Nos ressources étant directement dépendantes du nombre d’adhérents, il nous est indispensable de faire connaître le plus largement possible la nature et le détail de nos activités. Une commission communication définit les modalités de cette communication.

Elle passe par les moyens suivants

Plaquette programme annuel (dont la distribution est réadaptée chaque année en fonction de l’expérience)
Bulletin mensuel à nos adhérents
Articles dans le JSL et Samedi et Cie
Articles dans la presse municipale
Articles sur site Web locaux
Site Web de l’association
Affiches et dépliants
Radios
Bouche à oreille
Conférences spécifiques ouvertes à tous publics

Gestion des conférences

Dès que les conditions de venue d’un intervenant ont été définies avec lui, par le comité des programmes et le secrétariat, Celui-ci est accueilli par un bénévole (s’il faut le transporter depuis la gare ou l’hôtel) et conduit à la salle de conférences. Un (ou plusieurs) autre(s) bénévole(s), installent le matériel nécessaire qui peut comporter :

Un ou plusieurs vidéoprojecteurs
Un PC portable
Un visualiseur video pour documents
Un pointeur laser avec télécommande sans fil
Un tableau papier
Un écran additionnel
Un ou plusieurs enregistreur son
Des platines de mixage
Une chaîne Hi Fi
Un lecteur de CD
Des micro cravates
Des micros HF
Une sonorisation portable
Un ou plusieurs caméscopes pour prises de vue de la conférence

Et leurs divers accessoires. Il s’assure de leur bon fonctionnement et apporte l’aide technique nécessaire au conférencier. Il lance et arrête les enregistrements audio et/ou vidéo. Il appartient au groupe matériel qui gère et entretient ce patrimoine.

Un membre du comité le présente au public, et assure l’organisation des questions réponses avec le public à la fin de la conférence. Si des supports écrits sont prévus, ils sont distribués à l’entrée, ainsi que d’autres supports pour des évènements futurs.

L’accueil du public est contrôlé sur présentation d’une carte d’adhésion à jour de cotisation.

Les bénévoles qui ont assuré le début de la conférence, remettent ensuite la salle dans son état initial

Gestion des groupes et ateliers

Ces activités demandant une inscription préalable, il faut mener en parallèle deux actions au début de la saison. D’une part collecter le plus rapidement possible les inscriptions afin de vérifier que le nombre minimal d’inscrits est atteint (pour les ateliers avec intervenant) et que les salles (Municipales IUT ou autres) sont disponibles en fonction des plannings envisagés. Cette période couvre en général le mois. L’organisation se fait sous la coordination d’un responsable de groupe avec le secrétariat.

Une fois les groupes constitués, le paiement des inscriptions est encaissé et l’activité peut commencer. Pour les groupes informatiques, une feuille d’émargement des intervenants est établie par ceux-ci à la fin de chaque mois et transmise au secrétariat pour le déclenchement du processus de paiement des honoraires.

Dans le cas de la marche, la cotisation est perçue en liquide au début de chaque randonnée

Gestion des voyages

Les voyages sont élaborés par une commission qui tient compte d’un sondage effectué en début d’année et qui prépare ceux qui ont recueilli le plus de suffrages. Ces voyages sont toujours associés à un thème développé dans les conférences de l’année et un ou plusieurs des conférenciers peuvent accompagner les voyages de longe durée. Les détails de cette organisation sont donnés dans la rubrique correspondante

Manifestations institutionnelles

Chaque année, la vie de l'UTB est rythmée par des rendez-vous réguliers, siot internes soit externes et publics

Les manifestations internes sont les suivantes

Assemblée Générale statutaire
Conseils d'administration
Réunions de commissions
Galette des rois pour les bénévoles
Manifestations organisées par chacun des groupes (repas, sorties, pots.. à leurr initiative)

Les manifestation externes et publques sont les suivantes

Présentation du programme des conférences en mai et septembre
Présentation des ateliers en septembre
Conférences décentralisées
Forum des associations
Ventes d'ouvrages UTB
Participation aux journées du Patrimoine

Des manifestations exceptionnelles sont tenues à l'occasion d'évènements significatifs

Anniversaire des 20 ans
Anniversaire des 30 ans
Réunions inter UTB "Lotharingie"
Expositions

Relations extérieures

La nature même de nos activités nous impose de nouer des relations nombreuses avec notre environnement. Le Président, avec l’aide du bureau assure une grande partie de ces relations. Au premier rang, la Ville de Chalon, membre de droit de notre association est notre contact privilégié, ainsi que le Grand Chalon. Les organismes culturels municipaux (Musée Denon et Niepce, Bibliothèque, Office du tourisme, Patrimoine, Nicéphore Cité, entretiennent également des rapports fréquents avec notre association. Des partenariats existent également avec l’Espace des Arts, Mosaïques et La Bobine, structures incontournables de la vie culturelle chalonnaise (voir rubrique partenariat).

Les relations avec la presse municipale et locales sont assurées par des membres de la commission communication. Nous avons également des relations avec le monde économique (CCI) et principales entreprises chalonnaises.

Nous avons débuté une action l’an dernier de rapprochement avec les lycées de Chalon où nous distribuons une plaquette de notre programme annuel, et avec lesquels nous essayons de coupler certaines de nos actions avec des activités des lycéens par la retransmission de videoconférence.