Le bureau de l'UTB est ouvert au public du mardi au vendredi de 10 H à 12 H. L'accueil est assuré par des membres bénévoles de l'association, qui donnent tous les renseignements souhaités et en particulier réalisent les opérations d'adhésion.
Le secrétariat est assuré par Muriel SANDE, salariée de l'association.
Mode de fonctionnement de l'Association
L'UTB Chalon est une association, animée par une équipe de bénévoles. Les prestations qu'elle assure aux autres membres ne sont limitées que par la disponiblité, les compétences et la bonne volonté de ces bénévoles.
C'est la raison pour laquelle il faut sans cesse renouveler cette équipe d'animateurs, comme indiqué à la rubrique bénévoles.
La première tâche consiste à collecter les cotisations des adhérents (en juin et à partir de septembre), en ayant un court dialogue avec eux qui leur brosse un tableau rapide des activités et nouveautés de la prochaine saison. Elle est assurée par des bénévoles qui se tiennent dans le salon d'accueil de nos bureaux du mardi au vendredi de 10 H à 12 H.
Après enregistrement dans nos bases de données, les chèques de réglement sont collectés par les trésoriers, passés en comptabilité et déposés à notre banque.
Pour l'organisation des conférences, après définition de la date, du lieu, de l'horaire et des moyens matériels à mettre à disposition (projecteur diapos, rétro projecteur, tableau, vidéo projecteur, ordinateur portable, platine CD ou DVD, magnétoscope...) des bénévoles spécialisés assurent l'accueil et le transfert (arrivée et départ) des conférenciers, l'installation et le démontage du matériel. D'autres personnes assurent le contrôle des entrées et une assistance au public.
Le conférencier peut diffuser des résumés ou documents supports de sa conférence. Un membre de l'association le présente au début de sa première conférence et assure l'organisation des questions réponses avec le public à la fin de la conférence.
Les membres de l'association sont convoqués à minima deux fois dans l'année en assemblée générale
En novembre (en général), l'assemblée ordinaire statutaire écoute et vote le rapport moral du Président, examine les comptes de l'année précédente exposés par le Trésorier et validés par le Vérificateur aux comptes, le vote, élit le renouvellement partiel de son conseil d'administration.
En mai (en général), le Président présente les grandes lignes du programme de l'année suivante.
Les nouveaux statuts, votés en 2006 prévoient la possibilité de saisine de l'assemblée générale par une partie des membres. De même, le Président peut convoquer une assemblée extraordinaire sur tout sujet qui lui parait important de débattre avec les membres.
Pour les activités annexes (ateliers, marche et voyages) les relations avec les adhérents qui y participent sont faites par un(e) coordinateur.
Toutes les activités sont administrées in fine par notre secrétaire salariée, Mme Muriel SANDE, qui assure la continuité du service.
